Gestión del tiempo y de las prioridades

Gestión del tiempo y de las prioridades

¿Alguna vez te has preguntado por qué algunas personas logran realizar más tareas que otras cada día? ¿Es porque estas personas son más competentes?

¿Es porque son más inteligentes? ¿Es porque completan sus diferentes tareas más rápido que los demás? Todos tenemos las habilidades y conocimientos necesarios para realizar más tareas cada día, ya sea en la oficina, en casa, en la escuela, etc.

Porque, si estas personas son más eficientes y logran hacer lo que tenían que hacer en el día, es porque tienen una mejor gestión del tiempo y de las prioridades. A veces, para mantenerse firme, haces 10 cosas a la vez.

Y las confusiones se mezclan con las prioridades. En el ejercicio de tu función en el trabajo, en casa o en la escuela, cada día la lista de tareas a realizar parece alargarse. ¿Cómo hacer para tener una mejor planificación del tiempo? Síguenos en este artículo y lograrás organizarte mejor para obtener mejores resultados.

¿Por qué una planificación y organización del trabajo?

La planificación y la organización del trabajo son de vital importancia en la vida de cualquier ser humano que quiera alcanzar objetivos en su vida. Ya sea que trabajes en una empresa, por cuenta propia, seas emprendedor, estudiante, o estés en casa, necesitas tener una organización personal.

Saber hacer las cosas correctas en el momento adecuado puede mejorar la producción y el rendimiento. La gestión de los horarios es importante en la medida en que te ofrece numerosas ventajas.

• Una producción personal mejorada.
• Un garante del éxito personal y de una empresa.
• Nos ayuda a sentirnos más en control y menos estresados cuando realizamos nuestro trabajo.
• Nos abre el camino para hacer el trabajo de manera más eficiente.
• Aumenta nuestra confianza.
• Nos permite tener tiempo para actividades extracurriculares y ocio.
• Y más…

Las razones de la mala gestión del tiempo

En este mundo, se dice que el tiempo es el único recurso que se distribuye de manera equitativa, independientemente de nuestra origen, raza o clase social. Todos tenemos 24 horas en un día.

Entonces, ¿cómo es que algunas personas logran hacer mejor uso de las horas de un día en comparación con otras? ¿Qué tipo de persona eres tú? ¿Eres parte de aquellos que:

• Se sienten a menudo apurados?
• Tienen siempre la sensación de estar abrumados?
• Sienten un desequilibrio entre su vida personal y profesional?
• Tienen dificultades para terminar lo que han empezado?
• Tienen tendencia a desorganizarse y estar deslocalizados?

Es importante saber que la mala gestión del tiempo no es un destino fatal, sino un resultado. ¿Cuáles son las causas?

1. Una ignorancia de los principios de una buena gestión del tiempo

No conocer las técnicas que permiten organizar o gestionar tu tiempo, optimizar tu tiempo y también recuperar el tiempo, te lleva a tener una mala gestión de tu tiempo.

De manera natural, existen algunas personas que tienen la predisposición o la facilidad para gestionar bien el tiempo, pero para la mayoría esto no es innato. Por lo tanto, es importante tener coaching y formación en gestión del tiempo, para formarte e informarte sobre las técnicas de gestión y priorización.

2. La procrastinación

Dejar para mañana lo que podemos hacer hoy es el peor enemigo del reloj de arena de nuestra vida. Realizar las tareas que deben hacerse hoy es planificar tu tiempo.

3. Las interrupciones

Estás en acción para completar una tarea en el trabajo, en la universidad, en casa, etc. Y respondes a mensajes de texto, correos electrónicos, notificaciones en tu Smartphone, tu impulso, creatividad y predisposición para trabajar se interrumpen. Evita estas interrupciones:

• Bloqueando un espacio en tu agenda
• Comprometiéndote firmemente y solo posponiendo en caso excepcional
• Cortando todas las distracciones posibles

4. Falta de disciplina

En la gestión del tiempo y de las actividades, la disciplina es muy importante. Y observamos que esta no tiene una buena imagen hoy en día. Sin embargo, es una clave primordial en la gestión del tiempo, la eficacia y la producción.

5. Falta de visión, dirección

Ten en cuenta que, en nuestra vida cotidiana, si no hay visión, no hay energía, no hay entusiasmo, no hay fervor, no hay deseo de levantarse y mucho menos gestión de las prioridades del trabajo. Aprende a soñar, porque la visión es una brújula para nuestra vida.

6. La mala definición de las prioridades

Un día tiene 14 horas, es imposible para una persona usar todas estas horas para completar las diferentes tareas.

Puede que no puedas hacer todo en un día, pero si logras completar al menos lo que es importante, puedes considerar que tu día ha sido exitoso.

7. La incapacidad de delegar

A veces es imposible para una persona lograr hacerlo todo sola. Por lo tanto, debes tener la capacidad de delegar tareas a tu alrededor, ya que esto permite optimizar y ahorrar mucho tiempo, además de gestionar mejor el tiempo y las actividades. Debes buscar identificar los obstáculos que te impiden delegar y resolverlos.

8. Los malos guiones instalados en nuestra vida

Todos venimos de diferentes orígenes, tenemos una educación o una tradición que graba en nosotros escenarios, patrones de reproducción, automáticos que son negativos o improductivos.

A menudo la tradición nos hace reproducir cosas sin que nos demos cuenta. Y esto tiene efectos negativos en la planificación del tiempo.

9. Las malas compañías

No digamos que las malas compañías corrompen las buenas costumbres. ¿Quiénes son las personas que te rodean? ¿Tienen buenas morales?

Porque, quien dice malas compañías, dice malas decisiones, quien dice malas conversaciones dice repercusiones y pérdida de tiempo. No es fácil cortar con ciertas personas, pero es por tu bien y también por el de ellos.

10. Decir sí a todo

Si eres una persona que dice «sí, sí» y no a algunas cosas, te dejas abrumar.

Cómo gestionar tu tiempo de manera efectiva

Es posible para ti, lograr más de lo que es importante para ti, sin necesidad de pasar más horas trabajando. Al gestionar el tiempo y las actividades, te sorprenderás de cuánto puedes rentabilizar tus días.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a gestionar tu tiempo de manera efectiva:

1. Establecer objetivos

Con uno o más objetivos definidos, nos damos una dirección en nuestra vida cotidiana. Ya sean objetivos diarios, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, … estos nos permiten enfocarnos en el resultado deseado y planificar mejor nuestro tiempo. Por lo tanto, debemos tener objetivos que sean medibles, alcanzables, realizables y temporales. Y estos constituyen para nosotros fuentes de motivación.

2. Definir tus prioridades

Tu vida cotidiana está llena de tareas, obligaciones, interacciones de todo tipo. Y también llena de distracciones. ¿Cómo puedes tener una mejor gestión del tiempo y de las actividades?

Necesitas hacer una gestión de las prioridades del trabajo. Y esto te lleva a definir tus prioridades. Así que pasa más tiempo en las tareas que te parecen más importantes y menos en aquellas que no te aportan mucho.

3. Establecer un límite de tiempo

Al limitar una tarea en el tiempo, esto te permite canalizar tu energía y mantenerte concentrado en lo que estás haciendo. ¿Qué pasaría, por ejemplo, con un partido de fútbol sin límite de tiempo? Por eso es importante establecer un límite de tiempo para la realización de una tarea.

4. Planificar

Planificar tu semana y tu día es tener una visión general de tus actividades. La mejor planificación del tiempo es asegurarse de tener eventos programados, centrarse en las tareas importantes, aquellas que te permiten avanzar hacia la realización de tus objetivos.

5. Realizar una tarea a la vez

Algunas personas piensan que, al realizar múltiples tareas a la vez, serán más eficaces. Desafortunadamente, no es así. Debemos saber que hacer una cosa a la vez reporta más en términos de eficacia y satisfacción que hacer multitarea o saltar de una cosa a otra cada 4, 5, … minutos.